Versie 2.1, geldig vanaf 4 november 2026.
IntercomDirect installeert en onderhoudt intercom-, toegangscontrole- en camerasystemen. Daarvoor hebben we gegevens van u nodig. In deze verklaring leest u welke gegevens dat zijn, waarom we ze gebruiken, wie ze krijgt, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft. We verzamelen niet meer dan nodig is, en we verkopen uw gegevens nooit.
1. Wie zijn wij
IntercomDirect B.V.
Koningsweg 40-06, 3762 EC Soest
KvK 75710471
E-mail: info@intercomdirect.nl (onderwerp “Privacy”)
Telefoon: 085 – 130 92 62
Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring. We zijn een klein bedrijf en hebben geen functionaris gegevensbescherming (dat is voor ons niet verplicht). Vragen over privacy behandelt een vaste collega, ons privacy-aanspreekpunt. U bereikt die via info@intercomdirect.nl (onderwerp “Privacy”).
2. Voor wie geldt deze verklaring
- Klanten en mensen die een offerte of informatie aanvragen (particulieren, bedrijven, VvE’s en beheerders).
- Bezoekers van intercomdirect.nl en gebruikers van onze supportchat (support.intercomdirect.nl).
- Bewoners en gebruikers van een systeem dat wij voor een VvE of bedrijf beheren. Voor die gegevens is meestal de VvE of het bedrijf verantwoordelijk, en werken wij als verwerker volgens onze Verwerkersovereenkomst. Wat wij daarbij doen, staat in artikel 9.
- Leveranciers en sollicitanten.
3. Welke gegevens we gebruiken, waarvoor, en op welke grond
| Situatie | Gegevens | Waarvoor | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|---|---|
| U vraagt een offerte, schouwing of informatie aan (formulier, mail, telefoon, WhatsApp) | Naam, adres, telefoon, e-mail, gegevens over het gebouw en het huidige systeem, foto’s die u stuurt | Uw vraag beantwoorden, een offerte maken, een afspraak plannen | Stappen vóór een overeenkomst (b) |
| U bent klant (levering, installatie, onderhoud, storing) | Bovenstaande plus opdracht, planning, opleverbon met handtekening, foto’s van het werk, storingsmeldingen, serienummers | De opdracht uitvoeren, garantie en onderhoud regelen | Overeenkomst (b) |
| Betalen en administratie | Factuur- en betaalgegevens, IBAN bij automatische incasso, btw-nummer (zakelijk) | Factureren, betalingen verwerken, boekhouding | Overeenkomst (b) en wettelijke plicht (c) |
| Webshop | Bestelling, bezorgadres, betaalstatus | Bestelling leveren, retour en herroeping afhandelen | Overeenkomst (b) |
| Supportchat | Uw vraag en eventuele foto’s over het probleem. Als wij uw installatie opzoeken of u een melding maakt: uw adres, naam, telefoonnummer, e-mailadres en het chatgesprek | Uw vraag beantwoorden, het probleem oplossen, een melding (ticket) aanmaken | Toestemming (a) voor de chat; overeenkomst (b) voor de melding |
| Contact met bestaande klanten over onderhoud, updates of vergelijkbare diensten | Naam, e-mail, systeemgegevens | U informeren over onderhoud en diensten die bij uw systeem passen | Gerechtvaardigd belang (f): klanten goed van dienst zijn. Afmelden kan altijd. |
| Nieuwsbrief of reclame aan niet-klanten | Naam, e-mail | Nieuws en aanbiedingen sturen | Alleen met toestemming (a) |
| Website-statistieken en advertenties | Cookies en vergelijkbare technieken, IP-adres (ingekort waar mogelijk), apparaat, bezochte pagina’s. Bij een aanvraag ook via welke campagne, advertentie of website u bij ons kwam | Meten hoe de site wordt gebruikt, advertenties meten, zien welke campagne tot een aanvraag leidt | Toestemming (a) via de cookiebanner. Noodzakelijke cookies: gerechtvaardigd belang (f). |
| Leveranciers | Contactpersoon, contactgegevens, bestellingen | Inkoop en betalingen | Overeenkomst (b) |
| Sollicitanten | CV, motivatie, contactgegevens, gespreksnotities | De sollicitatie beoordelen | Stappen vóór een overeenkomst (b); langer bewaren alleen met toestemming (a) |
Gerechtvaardigd belang. Waar we ons daarop beroepen, gaat het om: klanten informeren over onderhoud en updates van hun eigen systeem, onze systemen beveiligen tegen misbruik (bijvoorbeeld een limiet op het aantal chatvragen per IP-adres), en onze eigen rechten vastleggen (bijvoorbeeld een opleverbon). U kunt daartegen altijd bezwaar maken (artikel 11).
Moet u gegevens geven? Voor een offerte en een opdracht hebben we in ieder geval uw naam, een contactmogelijkheid (telefoon of e-mail) en het adres van het werk nodig. Zonder die gegevens kunnen we de opdracht niet uitvoeren. Al het andere is vrijwillig.
Bijzondere gegevens. We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of biometrie) en niet om uw BSN. Stuur ons ook geen kopie van uw identiteitsbewijs, tenzij wij daar in een uitzonderlijk geval om vragen (artikel 11).
Camerabeelden. IntercomDirect bewaart geen camerabeelden van klanten. Beelden staan op de recorder of in de app van de klant. Ziet een monteur bij onderhoud of een storing beelden, dan alleen voor zover het werk dat vraagt, en zonder kopieën te maken.
4. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren gegevens niet langer dan in deze tabel staat. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvraag of offerte die niet tot een opdracht leidt | 12 maanden na het laatste contact |
| Klantdossier (contactgegevens, opdrachten, opleverbon, foto’s van het werk, storingsmeldingen) | Zolang u klant bent, en daarna tot 2 jaar na het einde van de laatste garantie of het laatste onderhoudscontract |
| Facturen, betalingen en de offertes en orders die daarbij horen | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| E-mail en WhatsApp-berichten met klanten | Als onderdeel van het klantdossier (zie hierboven); losse berichten die nergens bij horen: 12 maanden |
| Supportchat: gesprek zonder melding | Wij bewaren de inhoud niet op onze server. Onze server houdt alleen technische gegevens bij (tijd, gebruik, pagina) gedurende 90 dagen. Onze AI-leverancier verwijdert de inhoud in de regel binnen 30 dagen en gebruikt die niet om AI te trainen. Het gesprek blijft in uw eigen browser staan tot u het daar wist (zie onze cookieverklaring). |
| Supportchat: melding (ticket) | Als onderdeel van het klantdossier |
| Gebruikers, namen en tags die wij voor een VvE of bedrijf beheren | Zolang het contract loopt; binnen 30 dagen na het einde dragen we alles over en verwijderen we onze kopieën (Verwerkersovereenkomst art. 13) |
| Website-statistieken (Google Analytics) | 14 maanden |
| Herkomst van een aanvraag (campagne of advertentie) | Als onderdeel van de aanvraag of het klantdossier (zie hierboven) |
| Cookietoestemming | 12 maanden, daarna vragen we opnieuw |
| Afmeldingen voor reclame | Zolang nodig om u niet opnieuw te mailen (alleen het e-mailadres) |
| Leveranciers | Zolang de samenwerking loopt, daarna 2 jaar; facturen 7 jaar |
| Sollicitaties | 4 weken na het einde van de procedure; met uw toestemming maximaal 1 jaar |
| Uw privacyverzoek en ons antwoord | 2 jaar, om te kunnen aantonen dat we het goed hebben afgehandeld |
| Back-ups | Back-ups worden automatisch vervangen door nieuwere: dagelijkse back-ups na ongeveer twee weken, de maandelijkse archiefkopie na 12 maanden. Verwijderde gegevens verdwijnen daardoor uiterlijk 12 maanden later ook uit de back-ups. Tot dat moment gebruiken we ze niet. |
Een langere termijn geldt alleen als de wet dat verplicht, of zolang een klacht, geschil of rechtszaak loopt. Die gegevens worden dan alleen voor dat doel gebruikt.
5. Wie uw gegevens krijgt
We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen ons werk te doen, en alleen voor zover dat nodig is. Met verwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst of hun AVG-voorwaarden.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Microsoft (Microsoft 365) | E-mail, agenda, bestanden, Teams | EU (EU Data Boundary) |
| Odoo S.A. (software) en Hostinger (onze server) | Ons klantsysteem: CRM, offertes, planning, service, facturen. De server is van ons en staat bij Hostinger. Odoo S.A. levert de software en een paar hulpdiensten (sms, pushmeldingen op de telefoons van ons team, het aanvullen van bedrijfsgegevens, bankkoppeling) | Duitsland (Frankfurt) en België |
| Hostinger | Hosting van deze website en de supportchat | Frankrijk (server), back-ups in Litouwen |
| WeFact | Facturen en onderhoudscontracten | Nederland |
| Anthropic (Claude) | AI voor de supportchat: alleen uw vraag en eventuele foto’s over het probleem, geen naam, adres of contactgegevens (zie artikel 7). AI-hulp voor ons team bij samenvatten en conceptteksten; een medewerker controleert wat er naar u gaat. | Verenigde Staten (zie artikel 6) |
| Meta (WhatsApp Business) | Contact via WhatsApp, als u daarvoor kiest | EU en VS (zie artikel 6) |
| Google (Analytics, Ads, Tag Manager, Maps, YouTube) | Websitestatistiek en advertenties (alleen na toestemming), kaarten en video’s (alleen na toestemming voor marketing) | EU en VS (zie artikel 6) |
| Microsoft Clarity | Opnames van klikken en scrollen op de site, zonder wat u in formulieren typt (alleen na toestemming) | VS (zie artikel 6) |
| Microsoft Advertising | Meten of een advertentie in Bing tot een aanvraag leidt (alleen na toestemming) | VS (zie artikel 6) |
| Fabrikanten (Akuvox, Hikvision, Comelit, 2N) | Alleen als wij namens u een app- of cloudaccount aanmaken voor uw systeem | Volgens de fabrikant; we kiezen waar mogelijk een EU-server |
| pay | Betalingen in de webshop (onder andere iDEAL) | Nederland |
| bunq | Betalingen en automatische incasso | Nederland |
| Onze boekhouder | Boekhouding en belastingaangifte | Nederland |
| Vervoerders (bijvoorbeeld PostNL of DHL) | Bezorgen van webshopbestellingen | Nederland/EU |
| GRENKE | Financiering bij lease, alleen als u daarvoor kiest | EU |
| Ingehuurde monteurs | Uitvoeren van het werk, onder onze verantwoordelijkheid en met geheimhouding | Nederland |
Daarnaast geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst).
6. Gegevens buiten de Europese Unie
Een paar leveranciers (Anthropic, Google, Meta, en Microsoft voor ondersteuning, Clarity en Advertising) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG eist: het EU-VS Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Op verzoek vertellen we welke waarborg per leverancier geldt.
7. AI: onze supportchat en de AI-hulp voor ons team
We nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen. We gebruiken AI op twee manieren.
7.1 De supportchat (support.intercomdirect.nl en de chat op onze website)
- De supportchat is een digitale assistent. Hij is alleen ingericht en geïnstrueerd voor vragen over intercom-, toegangscontrole- en camerasystemen en onze diensten, en voor het oplossen van uw probleem. Andere vragen beantwoordt hij niet.
- De assistent antwoordt direct en automatisch. Een medewerker leest die antwoorden niet vooraf. Een antwoord van de chat is daarom een hulpmiddel en geen offerte, prijsafspraak of toezegging (zie artikel 13a van onze algemene voorwaarden). Komt u er niet uit, dan maakt de chat een melding aan en neemt een collega contact met u op.
- Voordat u begint, vragen we in de chat uw toestemming. Zonder toestemming gaat er niets naar de AI.
- De AI (Claude van Anthropic) krijgt alleen uw vraag en eventuele foto’s over het probleem, en gebruikt die alleen om het antwoord te maken. Anthropic gebruikt uw gesprek niet om AI te trainen, verwijdert het in de regel binnen 30 dagen en geeft het niet door aan andere partijen.
- Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres gaan niet naar de AI. Als wij uw installatie opzoeken of u een melding maakt, gaan die gegevens rechtstreeks naar ons eigen klantsysteem. Daarom vraagt de chat u ook om geen persoonsgegevens in het gesprek zelf te typen.
- Wij verkopen deze gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. Behalve de AI-leverancier voor het antwoord en ons eigen klantsysteem voor de melding, krijgt niemand ze.
7.2 AI-hulp voor ons team
AI helpt onze medewerkers met het samenvatten van berichten en het maken van conceptteksten en conceptoffertes. Een medewerker beoordeelt altijd een offerte, een prijs of een beslissing voordat die naar u gaat. We geven de AI geen wachtwoorden, BSN of kopieën van identiteitsbewijzen.
8. Beveiliging
We beveiligen uw gegevens met maatregelen die bij een bedrijf van onze omvang passen, onder andere:
- versleutelde verbindingen (https) voor onze website, chat en ons klantsysteem;
- persoonlijke accounts per medewerker;
- toegang alleen voor medewerkers die de gegevens voor hun werk nodig hebben;
- toegang tot ons klantsysteem via programma’s (API) alleen vanaf vaste, bekende adressen;
- dagelijkse back-ups;
- geheimhouding voor alle medewerkers en ingehuurde monteurs.
Gaat er toch iets mis (een datalek), dan melden we dat binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vereist, en we informeren u als het lek een hoog risico voor u heeft.
9. Als wij een systeem voor uw VvE of bedrijf beheren
Bij het installeren en beheren van een systeem voeren we vaak namen, huisnummers, tags en app-accounts van bewoners of medewerkers in. Dan is de VvE of het bedrijf verantwoordelijk voor die gegevens, en zijn wij verwerker. De afspraken staan in onze Verwerkersovereenkomst, die bij iedere offerte en ieder onderhoudscontract hoort.
De vaste route: via het bestuur, de beheerder of de contactpersoon. We werken voor zo’n systeem alleen in opdracht van het bestuur van de VvE, de beheerder of de vaste contactpersoon die de VvE of het bedrijf heeft aangewezen. Verzoeken die via die route binnenkomen (een bewoner toevoegen, een naam wijzigen, een tag blokkeren, een storing melden), handelen we altijd met voorrang en zo snel mogelijk af.
Bent u bewoner of gebruiker? Wilt u uw gegevens laten toevoegen, wijzigen, inzien of verwijderen, of iets aan het systeem laten veranderen? Neem dan contact op met uw VvE-bestuur, beheerder of contactpersoon. Wij mogen zulke verzoeken niet zelf uitvoeren als ze niet via die route komen. Komt uw verzoek toch rechtstreeks bij ons binnen, dan sturen we het door naar de VvE of beheerder en laten we u dat weten. Een storing kunt u wel altijd bij ons melden, bijvoorbeeld via de supportchat; voordat we werk uitvoeren of kosten maken, stemmen we af met de VvE of beheerder.
Voor uw eigen contact met ons (bijvoorbeeld een melding in de supportchat) zijn wij zelf verantwoordelijk en gelden de andere artikelen van deze verklaring.
10. Cookies
Noodzakelijke cookies (bijvoorbeeld om uw cookiekeuze te onthouden) plaatsen we altijd. Cookies voor statistiek en marketing plaatsen we pas nadat u toestemming geeft. Zolang u geen toestemming geeft, laden we Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Microsoft Clarity en Microsoft Advertising helemaal niet. Ook YouTube-video’s en Google Maps-kaarten laden pas als u marketingcookies toestaat.
Onze cookiebanner is eigen software: uw keuze wordt alleen in uw eigen browser opgeslagen en niet naar een externe partij gestuurd. U kunt uw keuze altijd wijzigen of intrekken via “Cookie-instellingen” onderaan iedere pagina. Welke cookies we gebruiken en hoe lang, leest u in onze cookieverklaring op intercomdirect.nl/cookies/.
11. Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- uw gegevens te laten verwijderen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren (zoals facturen);
- het gebruik te laten beperken;
- uw gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen (dataportabiliteit);
- bezwaar te maken tegen gebruik op grond van gerechtvaardigd belang, en altijd tegen reclame;
- uw toestemming in te trekken, op ieder moment. Wat we vóór het intrekken deden, blijft rechtmatig.
Hoe: mail naar info@intercomdirect.nl met als onderwerp “Privacy”, of bel 085 – 130 92 62. We antwoorden binnen één maand, kosteloos. Is uw verzoek ingewikkeld, dan kan dat maximaal twee maanden langer duren; dat laten we u binnen de eerste maand weten. Gaat uw verzoek over gegevens in een systeem dat wij voor uw VvE of bedrijf beheren, dan geldt artikel 9.
Wie bent u? Meestal kunnen we dat controleren doordat u ons mailt of belt vanaf het adres of nummer dat we al van u hebben. Alleen als we echt twijfelen, vragen we om aanvullende gegevens. We vragen dan nooit standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs. Is het toch nodig, dan mag u uw pasfoto en BSN afschermen, en we verwijderen de kopie direct na de controle.
12. Klacht
Bent u niet tevreden over hoe we met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. U heeft ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
13. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als ons werk of de wet verandert. Bovenaan staat altijd de datum van de geldende versie. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten met een lopend onderhoudscontract per e-mail.